Guide
Exporter les données de son logiciel de camping
Quels exports demander à votre logiciel de camping, les colonnes utiles, le nettoyage avant analyse et ce qu'il faut retirer avant de l'envoyer.
Mis à jour le
Pour interroger les données de votre camping, il faut d'abord les sortir du logiciel sous forme de tableau, une ligne par séjour, avec les bonnes colonnes. Les logiciels le permettent en général : Naxi Gestion d'Inaxel annonce l'export des données au format Excel ou PDF et l'automatisation des extractions ; l'outil de revenue management de Ctoutvert indique que ses tableaux s'exportent au format Excel ; elloha mentionne des « Exports & iCal » dans son offre Connect. Reste à savoir quoi exporter et comment le préparer.
Préférez un fichier CSV (texte en colonnes, lisible par tous les tableurs) ou Excel : un PDF se lit, mais s'analyse mal.
Les quatre exports utiles
| Export | Une ligne par | Sert à |
|---|---|---|
| Séjours | séjour | Presque toutes les questions : occupation, nuitées, clientèle, recette |
| Emplacements | emplacement | Dénominateur du taux d'occupation, planning, contraintes |
| Factures | ligne de facture | Recette par prestation, options, taxe de séjour collectée |
| Clients | client | Fidélité, doublons |
Pour la plupart des analyses, l'export des séjours et celui des emplacements suffisent.
Les colonnes de l'export des séjours
| Colonne | Format attendu | Piège fréquent |
|---|---|---|
| N° de séjour | texte | Un séjour coupé en deux lignes après un changement d'emplacement |
| N° client | texte | Absent : la fidélité devient incalculable |
| Date de réservation | date | Remplacée par la date de dernière modification |
| Date d'arrivée, date de départ | date | Format texte (« 12 juil. ») que le tableur ne reconnaît pas |
| N° et type d'emplacement | texte | Type absent : nus et locatifs mélangés |
| Adultes, enfants | nombre | Un seul total de personnes |
| Pays de résidence | code pays | Texte libre, ou nationalité |
| Canal | texte | « Internet » sans préciser quelle plateforme |
| Statut | texte | Annulations exportées sans statut |
| Montant hébergement hors taxes | nombre | Montant toutes taxes comprises avec la taxe de séjour |
| Remise | nombre | Prix final seulement, remise perdue |
Nettoyer avant d'analyser
- Les dates : vérifiez que le tableur les reconnaît comme des dates (un tri chronologique doit fonctionner).
- Les nombres : pas de symbole €, pas d'espace dans les milliers, une virgule décimale cohérente.
- Les statuts : gardez les annulations dans un onglet à part plutôt que de les supprimer.
- Les libellés : un même type d'emplacement écrit de la même façon partout.
- Une copie datée de chaque export brut, jamais modifiée : c'est elle qui permettra de comparer à date égale l'an prochain.
Questions de contrôle à poser au fichier : « séjours dont la date de départ précède la date d'arrivée », « séjours sans type d'emplacement », « séjours sans pays de résidence ».
Retirer ce qui ne sert pas
Un export de séjours contient souvent des données personnelles : nom, adresse, téléphone, adresse électronique. Pour une question sur l'occupation, les dates ou les pays, elles sont inutiles. La CNIL recommande de ne soumettre à un système d'IA générative que les informations qu'on est autorisé à partager, et d'éviter autant que possible la saisie de données personnelles. Retirez ces colonnes, ou remplacez le nom par le numéro client, avant tout envoi.
Les échanges automatiques
Certains logiciels proposent aussi un échange de données en continu, au lieu d'exports manuels. Inaxel décrit ainsi son SecureDataHub : les données de Naxi Gestion (séjours, clients, réservations) y sont partagées avec des partenaires du camping, chaque partenaire ne recevant que les champs utiles à son usage. Pour une analyse ponctuelle, un export reste plus simple et plus facile à contrôler.
Vérifier l'export
- Le nombre de séjours et le chiffre d'affaires hébergement de l'export retombent sur ceux affichés par le logiciel pour la même période.
- Les nuits (départ − arrivée) additionnées correspondent au plan d'occupation.
Pour choisir un logiciel selon ce qu'il permet d'exporter, voir le comparatif. Pour la mise en forme dans un tableur, voyez NL-Q Excel.
Questions fréquentes
Quel format choisir pour exporter les données d'un camping ?
Un tableau : CSV (fichier texte en colonnes) ou Excel, une ligne par séjour. Un PDF convient pour archiver un état, pas pour l'analyser.
Quelles colonnes retirer avant d'envoyer un export à une IA ?
Toutes celles dont la question n'a pas besoin, et d'abord le nom, l'adresse, le téléphone et l'adresse électronique. La CNIL recommande de ne soumettre que les informations qu'on est autorisé à partager.
Sources
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